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Como primer artículo dentro de la temática de mejora de procesos, me gustaría aportar una reflexión sencilla y aplicable a todas las áreas de trabajo. Antes de todo, quisiera hacer énfasis sobre una idea: Cualquier proceso se puede mejorar. Tanto un proceso comercial o productivo, como cualquier proceso de gestión en nuestras organizaciones.
Cuando nos preguntamos por dónde empezamos, y nos disponemos a mejorar un proceso, nos es de gran ayuda la metodología de la mejora continua. Como es sabido, la mejora continua favorece la optimización de nuestros procesos de manera global, realizando pequeñas mejoras en todo aquello que interviene en el proceso de una forma constante y metódica.
Mi intención no es hacer demasiadas reseñas sobre la mejora continua, sino reflexionar sobre cómo se puede aplicar este método de una forma sencilla y global. Un buen ejercicio, será la aplicación de soluciones definitivas a los problemas que surjan dentro de nuestros procesos.
¿Cuántas veces aparece en nuestra empresa una incidencia, una y otra vez, que hace referencia al mismo punto? Normalmente, el trabajo del día a día, sólo nos deja tiempo para aplicar una solución “para salir del paso”, porque como ése problema, tenemos muchísimos más: las visitas comerciales, los emails, las llamadas, las cuentas, etc. Probablemente al cabo de un mes vuelva a aparecer el mismo problema. Como siempre, lo urgente no deja tiempo para lo importante.
Para eliminar dicha incidencia, se tienen que analizar de forma objetiva las causas de la misma. “¿Por qué ha sucedido esto?” Para responderlo, las partes implicadas deben pensar y aplicar una solución definitiva. Una solución que elimine de raíz las causas del problema. Inicialmente nos puede parecer una pérdida de tiempo el hecho de parar la máquina y reflexionar unos minutos. Pero si hacemos el esfuerzo, y buscamos una solución definitiva que elimine la probabilidad de repetirse el error, por pequeño que sea, llegaremos a una solución óptima (o definitiva). Nunca más tendremos que pensar en como resolver ese problema.
Si aprendemos a trabajar con un método tan sencillo y primario como este, lograremos la mejora de nuestros procesos, la reducción de incidencias y el aumento de la eficiencia dentro de nuestra organización.
