Hay personas que no se sabe muy bien cómo lo hacen, pero hacen tantas cosas que parece que su día tiene 30 horas, mientras que el resto se tiene que conformar con días de 24 horas y la sensación de no llegar a todo. Al final, pero, te das cuenta que no se trata tanto de disponer de más o menos horas como de buscar ser lo más productivo posible.
El tiempo es un recurso muy valioso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino también nuestro bienestar personal. La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que cada vez se valora más ya que mejora la productividad y la competitividad de la organización. El problema reside muchas veces en que hacemos más y más rápido sin evaluar si lo que hacemos es importante o nos conduce a los resultados deseados.
Hace falta reflexionar sobre nuestra misión en la empresa y qué objetivos debemos cumplir. Analizar las tareas que debemos llevar a cabo para lograr estos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar directamente y cuáles podemos delegar. Una vez analizado este punto, reflexionar sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que hemos de ejecutar y si estamos gestionando bien nuestro horario laboral. En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos que no nos llevan en realidad a nada. Se habla de la regla del 80/20, que dice que solo durante el 20% de las horas que trabajamos producimos el 80% de los resultados. Por tanto, ¿qué hacemos durante el tiempo restante? Debemos aprender a ser más eficientes y a optimizar nuestro tiempo para ser más productivos y dedicar menos pero mejor tiempo a cada tarea.
Leyendo, preguntando e investigando sobre hábitos para ser más eficiente, la mayoría de emprendedores coinciden en trucos y rutinas que pueden ayudar a mejorar la eficacia en el trabajo. He aquí 10 de de estos consejos:
-Empezar la jornada laboral antes que el resto de la plantilla. Así ganarás tiempo sin interrupciones (llamadas ni correos electrónicos) y con buena concentración que te permitirá agilizar trabajo y eliminar temas pendientes
-Dedicar los primeros 15 minutos del día a repasar el trabajo principal del día anterior. El inicio de la jornada puede ser un buen momento también para organizar el día que empieza. Hay quienes los lunes a primera hora desconectan el correo electrónico para poder organizar sin interrupciones toda la semana
-Planificar las tareas más repetitivas para dotarnos de hábitos que nos ayuden a simplificarlas y llevarlas a cabo de forma más rápida y rutinaria
-Distingue grados de urgencia. Divídete las tareas según el tiempo que te va a llevar hacerlas o por su grado de importancia. Las cortas o aquellas que en realidad te va a llevar menos de 10 minutos realizar, simplemente hazlas y así no tendrás que ni apuntarlas. También es importante trabajar con cronogramas de tareas. Evitaras posibles cuellos de botella de tareas que implican a otras personas y/o departamentos y podrás anticiparte
-No permitas que el correo electrónico te interrumpa a cada momento. Aprende a establecer momentos concretos para realizar esta tarea. Al principio y al final de las mañanas y de las tardes, o por la mañana y por la noche. Adáptalo a las necesidades concretas de tu trabajo pero recuerda que introducir tareas a resolver mientras estas trabajando en otras, puede evitar que te concentres en lo que estás haciendo
– Aprende a decir que NO. A veces saber decir que no con antelación cuando ves que algo no va a encajar en tu agenda o va a suponer un esfuerzo importante que no te compensa cuesta pero ayuda y mucho. Hay quienes recomiendan crear listas Not-To-Do, en las que plasmar por escrito qué cosas no estás dispuesto a hacer. De esta manera, cuando te las propongas no tendrás ni que pensar si las aceptas o no porque ya saber qué no lo vas a hacer.
-Trabaja si es necesario un día festivo para avanzar trabajo que te permitirá poder ganar tiempo entre semana para dedicártelo a ti, a tu familia o a tu vida social. Ten en cuenta que tres o cuatro horas de trabajo en un día festivo, sin las interrupciones normales de una jornada laboral, pueden llegar ser muy productivas
-Optimiza tus reuniones. Limita el tiempo que dedicas a ellas para hacerlas resolutivas e útiles. Levanta acta de las mismas que te ayuden a salir de ellas con conclusiones y las tareas repartidas y no asistas a una reunión sin un guión previo
-Después de una reunión estresante dedícate a tareas secundarias. También suele más útil de lo que pensamos dejarse huecos libres a lo largo de la jornada. Hay que aprender a decir off para poder estar al 100%, porque, no hay que olvidar, la productividad depende de las horas en las que estas concentrado y enfocado.
-Trabajar desde un lugar distinto al habitual puede ayudarnos a cambiar el punto de vista y lograr la máxima dedicación y energía
Diez trucos que podrían ser que cien y que a algunos funcionaran más y a otros menos. Como dice el refranero popular, cada maestrillo tiene su librillo, pero sobre lo que realmente vale la pena reflexionar es sobre la necesidad de optimizar los recursos que tenemos a nuestro alrededor para poder conseguir que nuestro esfuerzo sea directamente proporcional a los objetivos que vamos a conseguir con él. Dedicar el tiempo justo a cada tarea para conseguir mejores resultados, mayor productividad e incrementar así el valor de nuestro trabajo y también nuestra calidad de vida.
